久しぶりにドキュメント系の話をしてみます。
お客様との打ち合わせ、社内での打ち合わせ問わず、「議事録」を作る機会が多いと思います。
しかし、議事録の書き方って・・・人それぞれだったりします。
それもそのはず、「議事録の書き方」を教わる機会はほとんどありません。恐らくは、他の誰かが書いた議事録を基にして書いているケースがほとんどだと思います。
ここに2つの例を出してみます。あなたはどちらタイプですか？
議事録A
○○○プロジェクト定例会 議事録
日時： 2015年○月○日
場所： ×会議室
出席者： Aさん、Bさん、Cさん、D
内容：
■プロジェクトの進捗について
要件定義が固まらず若干の遅延が発生している（Aさん）
遅延の原因は？（Bさん）
お客様社内での部門間調整が取れていないため（Aさん）
設計工程にも響くため、お客様に期日を明示した方が良い（Bさん）
■今後の予定
スケジュール表を修正してお客様に提示
議事録B
○○○プロジェクト定例会 議事録
日時： 2015年○月○日
場所： ×会議室
出席者： Aさん、Bさん、Cさん、D
■プロジェクトの進捗状況
要件定義がかがまらず若干の遅延が発生
■プロジェクトの遅延の理由
お客様社内での部門間調整が遅れているため
■今後のアクション
設計工程に響くため、お客様に期日を明示したスケジュールを送り、認識をすり合わせる。
・・・・・
それぞれ見てみましょう。
議事録Aは、「発言者」が話したことを順を追って書いています。いわば、「発言録」になっています。この書き方だと、発言録の最初から最後までを見ないと、結論が分からないかもしれません。
議事録Bは、「進捗状況」「理由」「アクション」という項目別に、ポイントを端的に書いています。
そもそも、会議の目的は「情報を共有する」ことであったり、「今後のアクションを決める」ことですよね。
この会議を記録として残すものが「議事録」なので、実は「誰が何を話した」ということは、さほど重要なことではないのです。
それよりも、議事録を見た人が今後の行動を起こせるように「合意・決定事項」や「今後のアクション」などの「結論」に当たる内容を、まず先に書くことがセオリーです。
あなたの議事録の書き方はいかがですか？
もし、議事録Aのような「発言録」になっていたら、議事録Bのようにするだけで、ビジネス文書としての質が上がります。試してみてください。
